Claves para encajar cada pieza con éxito

Organizar un evento es algo muy parecido a un rompecabezas. Para jugar es importante contemplar el número de piezas y prever los posibles escenarios.

La celebración del evento es el fruto de muchos meses trabajando. Es el premio y el momento en el que todo el mundo te felicita por el trabajo realizado. Como especialista en el sector, me gustaría dar un seguido de pautas fijas que siempre hay que seguir para elaborar un evento.

1. Tener claro el objetivo que queremos alcanzar. “No se puede empezar la casa por el tejado”, por ello, antes de pensar en posibles estrategias, es importante detallar cuál es nuestro fin en el evento que organizamos.

2.    Definir la misión y visión a largo plazo. Debemos tener claro hacia dónde queremos ir para evitar desviarnos en el camino. Al momento de forjar la misión es importante que esta sea realista y precisa.

3.    Elaboración del presupuesto. El presupuesto es una herramienta esencial para cualquier evento, ya que, nos proporciona una visión clara y detallada de los ingresos y gastos esperados. La planificación del presupuesto sirve para evitar gastos innecesarios y establecer metas realistas. En el proceso de elaboración deben tenerse en cuenta los gastos fijos, aquellos de los que no se puede escapar; pero también de los costes variables, es decir, de aquellos costes que pueden cambiar según las necesidades específicas del evento. Es importante tener un presupuesto flexible para contar con un margen de flexibilidad si en cierto punto hay que hacer frente a imprevistos económicos.

4.    Trazar posibles estrategias: en este punto, habiendo elaborado previamente los anteriores aspectos, es adecuado empezar a trazar las estrategias pertinentes en función del evento.

5.   La contratación del catering, si el evento así lo exige. Disponer de opciones sin gluten, vegano y vegetariano. Calcular el timing perfecto para entrantes fríos y calientes, que salgan a tiempo de cocción.

6.     Valoración de otros aspectos como el tiempo si el evento es al aire libre. Siempre debe haber un plan B para aplicarlo en caso de que el plan A pase a no ser posible.

Si quieres organizar un evento, seguir estos pasos te ayudará a encaminarte en la buena dirección y facilitará el éxito de tu evento. Pero, ¡no te confíes! Debes estar preparado para cualquier posible adversidad, no creo en la improvisación; pero si en la capacidad de resolución para ser un buen profesional.

Mi experiencia en la organización de eventos me ha enseñado que es crucial mantener el máximo nivel de exigencia en cada paso. Cuidar hasta el más mínimo detalle es fundamental, porque incluso el error más pequeño puede convertirse en el foco de atención y desmerecer todo el esfuerzo realizado. Un descuido, por insignificante que parezca, puede poner en riesgo el éxito del evento y arruinar meses de trabajo.

 

Jacqueline Ruiz C.